AI agenti pro workflow: onboarding a follow-up

Automatizace obchodních procesů s AI agenty: Od onboarding klientů po follow-up

AI agent provádí řadu úkolů postupně: extrahuje akční položky z poznámek, generuje dokumenty, aktualizuje sledovače a rozesílá e-maily. Na rozdíl od chatbota agent pracuje se soubory, tabulkami a aplikacemi v jedné relaci, minimalizuje manuální práci. Prozkoumejme tři scénáře automatizace pro střední a senior specialisty: onboarding klienta, welcome balíček zaměstnance a zpracování výsledků schůzek.

Výběr platformy určuje přístup k datům. Claude Cowork pracuje s lokálními soubory a aplikacemi. ChatGPT Agent využívá nahrané soubory, web a konektory jako Google Drive. Gemini se integruje s Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets). Microsoft 365 Copilot funguje v ekosystému Word, Excel, Outlook.

Onboarding klienta: vytvoření struktury od nuly

Proces spuštění klienta zahrnuje složky, dokumenty, agendu a kontrolní seznamy. Agent automatizuje vše za minuty.

Prompt pro agenta:

Máme nového klienta, s.r.o. "Prime", startuje příští týden. Hlavní kontakt - Yulia Andreevna Golubeva ([email protected]). Proveď celý proces onboarding:

1. Vytvoř novou složku klienta v adresáři Clients, použij naši standardní strukturu (podsložky: Communications, Deliverables, Planning, Meeting Notes, Administrative).
2. Vygeneruj dokument Welcome Packet, zahrnující přehled firmy, biografie týmu ze souboru 'Team_Bios.docx', naše komunikační protokoly a klíčové milníky na prvních 30 dnů.
3. Vytvoř agendu úvodní schůzky (kickoff meeting: seznámení, přehled projektu, časový plán, preference komunikace, další kroky).
4. Napiš návrh uvítacího e-mailu pro Yulii s přiloženým Welcome Packet.
5. Vytvoř hlavní kontrolní seznam všech úkolů prvního týdne s přiřazenými zodpovědnými a termíny.

Všechny vytvořené soubory ulož do nové složky klienta a označ, pokud potřebuješ další informace.

Výsledek: agent generuje 60minutový workflow za 5 minut. Soubory se ukládají do cílové složky pro revizi.

• Standardní struktura složek: Communications, Deliverables, Planning, Meeting Notes, Administrative.
• Obsah Welcome Packet: přehled firmy, biografie z Team_Bios.docx, komunikační protokoly, milníky 30 dnů.
• Dodatečně: agenda kickoff, e-mail, kontrolní seznam úkolů.

Welcome balíček pro nového zaměstnance

Shromažďování dat ze šablon, adresářů a příruček pro personalizovaný onboarding. Agent se přizpůsobí roli a týmu.

Prompt pro agenta:

Dne 13. dubna nastupuje nový zaměstnanec: Alexander Vladimirovich Volkov, Product Designer v týmu Design, nadřízený - Elena Nikolaevna Smirnova.

1. Připrav plný welcome package.
2. Vytvoř personalizovaný welcome dokument, který bude zahrnovat: uvítací zprávu od týmu, rozvrh prvního týdne (podle šablony HR_Templates/New_Hire_Schedule.docx s přizpůsobením pro Design team), klíčové kontakty s jmény a rolemi (z Team_Directory.xlsx), odkazy na důležité nástroje a zdroje (z Tool_Access_Guide.docx), a také rámec cílů na 30-60-90 dnů pro roli Product Designer.
3. Poté vytvoř samostatný dokument pro manažera Elenu: jaká témata probrat na one-on-one v prvním týdnu, co je třeba připravit před příchodem Alexandra (pracovní místo, technika, přístupy), a koho z týmu nejlépe jmenovat buddy.

Vše ulož do nové složky Onboarding_Alex_Volkov v HR.

Agent extrahuje data z Team_Directory.xlsx a šablon, generuje dokumenty. Pro manažera - samostatný plán s tématy one-on-one a přípravou.

Zpracování výsledků schůzek: extrakce a distribuce úkolů

Po schůzce agent parsuje poznámky, vytváří e-maily, shrnutí a aktualizuje sledovače. Klíč - složka "For Review" pro kontrolu.

Prompt pro agenta:

Právě jsem nahrál poznámky z naší dvouhodinové strategické schůze (Strategy_Session_Notes_Apr06.docx). Proveď celý workflow podle výsledků schůze:

1. Nejprve extrahuj všechny akční položky. Pro každou urči zodpovědného, výsledek a termín (pokud není uveden - navrhni rozumný termín na základě kontextu).
2. Pak připrav individuální návrhy follow-up e-mailů pro každého účastníka s jejich úkoly a termíny.
3. Poté připrav shrnutí schůze pro šest stakeholderů, kteří nebyli přítomni: klíčová rozhodnutí, probíraná témata, přidělené úkoly a datum další schůze.
4. Nakonec přidej všechny akční položky do naší tabulky Project_Tracker.xlsx na novou záložku "Strategy Session Apr 06".

E-maily a shrnutí ulož do podsložky “For Review”, abych mohl vše zkontrolovat před odesláním.

• Extrakce akčních položek: zodpovědný, výsledek, termín (automatický návrh).
• Follow-up: personalizované e-maily.
• Shrnutí: pro nepřítomné stakeholdery.
• Aktualizace: nová záložka v Project_Tracker.xlsx.

Co je důležité

• AI agenti propojují kroky v workflow, využívají výstupy předchozího jako vstup pro následující.
• Vždy používejte složku "For Review" pro finální kontrolu před odesláním.
• Výběr agenta závisí na ekosystému: lokální soubory (Claude Cowork), Google (Gemini), Microsoft (Copilot).
• Prompty jsou strukturovány číslovanými seznamy pro přesné provedení.
• Automatizace snižuje rutinu o 80–90%, uvolňuje čas pro strategické úkoly.

— Editorial Team